Vijf tips voor MiFID II implementatie

Bijdrage aan FondsNieuws KennisExpert rubriek, 25 november 2016

De afgelopen weken is de sector ineens helemaal wakker geworden als het om Mifid II gaat, schrijft FN Kennisexpert Iris van de Looij. ‘Dat is ook precies de bedoeling van de fase waar we nu in zitten. In september van dit jaar zijn de meeste technische standaarden gepubliceerd en daarmee is duidelijk wat er van ons verwacht wordt.’

‘Implementatie-teams zijn sindsdien in een hogere versnelling gegaan. Voor de implementatie van Mifid II zijn de mensen uit de business nodig. En die lopen qua kennis nog ver achter op de juristen en consultants.

Zij die de diepte van de regelgeving begrijpen hebben vaak moeite de aansluiting met de business te maken. Hun kennis over Mifid II is in een aantal jaar opgebouwd en nu proberen ze deze in één keer over de business uit te storten. Er is tenslotte niet veel tijd meer over voor implementatie.

Hierbij vijf concrete tips voor een goede communicatie over de implementatie van Mifid II:

1. Creëer een duidelijke structuur met hoofd- en deelonderwerpen. Introduceer eerst deze structuur en ga in latere bijeenkomsten pas in op de details. Zo hebben de ontvangers een kader dat houvast geeft. Het beste is om voor dit kader terminologie te gebruiken die dicht bij het dagelijkse werk staan.

De verleiding is groot om termen van de regelgeving zelf te gebruiken zoals ‘suitability’ en ‘transaction reporting’. Hang deze termen op aan processen die op dit moment in de organisatie bestaan. Dat maakt het voor mensen veel makkelijker om de vertaalslag te maken.

2. Bepaal prioriteiten. Ga stap voor stap aan de slag. Mijn ervaring is dat business-mensen die voor het eerst met Mifid II worden geconfronteerd, moeite hebben om onderscheid te maken tussen wat van grote en wat van kleine impact is. Er ontstaat paniek, waarbij ze alles groot maken.

Het beste is om in de communicatie al een gradatie van impact mee te geven. Bijvoorbeeld met gebruik van stoplicht kleuren. Zo is direct duidelijk wat de hoogste prioriteit heeft en dat niet de gehele business op zijn kop hoeft.

3. Communiceer alleen wat duidelijk is. Hoewel de meeste technische standaarden gepubliceerd zijn, is op een aantal punten nog steeds onduidelijk wat er precies gevraagd wordt te doen. De European Securities and Markets Association (ESMA) werkt daarvoor nog aan verschillende Q&A’s.

Mijn advies is om op dit moment te focussen op de onderwerpen die volledig duidelijk zijn. Medewerkers willen weten waar ze aan toe zijn en begrijpen het achterliggende proces niet. Of willen het niet begrijpen. Houd de communicatie zo concreet mogelijk.

4. Volg de hiërarchie. Zorg dat je meer vaart zet achter de communicatie richting senior management en key-staff. Overschat hun Mifid II-kennis niet. Ze hebben wellicht al veel voorbij zien komen afgelopen jaren. De meeste van hen missen echter het inzicht en overzicht en laten dat niet openlijk blijken.

Op een aantal punten moeten besluiten worden genomen over het business-model en het toewijzen van budget. Zorg dat zij in staat zijn deze beslissingen goed geïnformeerd te nemen en deze daarna uit te dragen naar de rest van de organisatie.

5. Help mensen meer informatie te vinden. Er zijn altijd mensen die meer informatie over het onderwerp willen hebben. Mijn advies is om een digitale plek te creëren waar mensen informatie kunnen vinden.

Gebruik het kader met hoofd en -deelonderwerpen om structuur aan te brengen. Zet er alles op wat je beschikbaar hebt. Daarmee laat je ook zien dat je zelf goed je huiswerk hebt gedaan. Dat geeft transparantie en transparantie wekt vertrouwen.’

Iris van de Looij is zelfstandig adviseur en interim-manager. Eerder werkte zij onder meer als global head of product development bij MeesPierson en achtereenvolgens als director investment solutions bij Theodoor Gilissen en group head of investment solutions bij KBL European Private Bankers.

Deel gerust met anderen.....Email this to someoneTweet about this on TwitterShare on LinkedIn